Робота архівного відділу спрямована на здійснення управління архівною справою та діловодством на території міста, забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду України та видачі довідок соціально – правового характеру громадянам міста.
Протягом звітного року архівним відділом міської ради була проведена наступна робота:
Проведено 8 засідань експертної комісії, де погоджувались номенклатури справ, описи постійного зберігання документів та описи з особового складу, акти на знищення документів, термін зберігання яких вичерпано, положення про архів, положення про експертну комісію архівних підрозділів.
Постійно ведеться співпраця з відділами та управліннями міської ради по пошуку та наданню інформації з архівних документів.
Надавалась методична допомога у складанні номенклатур справ та довідкового апарату до документів постійного зберігання Конотопському політехнічному технікуму КІСумДУ, Конотопському індустріально-педагогічному технікуму, міжрайонному управлінню статистики, виконавчому комітету міської ради, державній податкові інспекції, управлінню юстиції, управлінню статистики та іншим.
На зберіганні в архівосховищі знаходиться 173 фонди ліквідованих підприємств міста (10215 од. зб.), 27 фондів НАФ (4704 од. зб.), які поповнюються, 1 фонд документів особового походження –31 од. зб. Загальна кількість справ становить 14950 од. зб. і щорічно поповнюється.
Постійно збільшується чисельність справ з особового складу підприємств, які припинили свою діяльність на території міста. За звітний період на державне зберігання до відділу надійшло 6 нових фондів, а це 297 одиниць зберігання, а саме:
– Конотопський районний міжгосподарський комбінат по наданню комунальних послуг сільському населенню;
– Конотопський притулок для дітей служби у справах дітей Сумської обласної державної адміністрації;
– КП «Теплосервіс»;
– ТОВ «Науково-виробнича фірма «Інга»;
– ТОВ «Консоль»;
– Первинна профспілкова організація Публічного акціонерного товариства «Конотопський завод по ремонту дизель-потягів».
Майже весь робочий час працівників архіву витрачався на оброблення запитів громадян соціально-правового характеру, а саме надання довідок про нараховану заробітну плату, підтвердження стажу роботи на нині ліквідованих підприємствах міста, документи з особового складу яких було передано на зберігання до архівного відділу міської ради.
Архівним відділом міської ради протягом року було надано 2305 довідок соціально-правового характеру (у 2012 – 1462 довідки, у 2013 -2065).
Проводились заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, їх оптимального розміщення, контролю за фізичним станом справ (санітарні дні, контроль за температурою та вологістю в сховищі). Закартоновано 537 од. зб.
В січні 2014 архівному відділу міської ради було надано робочій кабінет №123 площею 14 м2 на першому поверсі будівлі виконавчого комітету міської ради. В архівосховищі було демонтовано старий стелаж з дерев’яними полицями – 12 п.м., а замість нього встановлено нове металеве стелажне обладнання – 30 п.м., на що витрачено коштів 5000 грн. з спецрахунку.
В травні 2014 Державним архівом Сумської області була проведена комплексна перевірка роботи архівного відділу міської ради. За результатами перевірки робота архівного відділу була визнана задовільною. Визначені перевірною комісією зауваження та недоліки усунуті.
На виконання рішення виконавчого комітету міської ради від 26.12.2011 № 431 «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом міської ради» на сьогоднішній день на платній основі виконано 179 запитів майнового характеру фізичних і юридичних осіб, що склало 6324,48 грн.
Дані кошти будуть використані на зміцнення матеріально-технічної бази архіву.