WP_20170725_09_18_59_ProПерелік форм використання інформації архівних документів та видів документів, які видаються архівним відділом Конотопської міської ради за зверненнями фізичних та юридичних осіб, визначені статтями 18, 19 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Правилами роботи архівних установ, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за №584/23116, та Порядком виконання архівними установами запитів фізичних та юридичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 №295/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 4 березня 2015 р. за №251/26696.
Відповідно до зазначених нормативно-правових актів архівні установи на запити юридичних та фізичних осіб надають лише такі документи: архівна довідка, архівний витяг, архівна копія.
Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. Підставою для оформлення архівної довідки про підтвердження трудового стажу є накази з особового складу та основної діяльності, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові угоди і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відмітки про періоди роботи.
Архівна довідка про заробітну плату оформлюється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату. Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається  в грошових одиницях, що діяли в період, за який витренується інформація. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.
У тексті архівних довідок не дозволяється робити виправлення, не допускаються коментарі та власні висновки виконавця.
Після тексту архівної довідки вміщуються пошукові дані документів, що стали підставою для її складання (номери фонду, опису, справи, аркушів), або назва документа, що є підставою для видачі архівної довідки.
Відповідно до пункту 20 зазначеного Порядку працівники архіву відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та з своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.
Відповідно по підпункту 4.3 пункту 3 розділу VI Правил роботи архівних установ України, архівна довідка – засвідчений архівом в установленому законодавством порядку документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту з посиланням на пошукові дані архівних документів.
Юридичні та фізичні особи мають право працювати з архівними документами в архівних установах відповідно до Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.11.2013 №2438/5 та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за №1983/24515.
Відповідно до пункту 4.9 розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за №584/23116, оригінали архівних документів можуть надаватися юридичним особам у тимчасове користування за межі архіву.